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Webinare & Digitale Events: So veranstaltest Du erfolgreich Dein virtuelles Format

26.02.2024 | Bernadette Zagermann | Digital Events

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Ein Must vor der Veranstaltung eines Webinars: Die Planung

Webinare und digitale Veranstaltungen haben sich auch über die Pandemiezeit hinaus in der Online-Welt in vielen Branchen etabliert und gewinnen stetig an Bedeutung. Digitale Formate haben einige Vorteile und überzeugen vor allem mit einer flexibleren und ortsungebundenen Teilnahme, einem schnelleren und einfacheren Zugang, keiner An- und Abreise und niedrigeren Kosten pro Teilnehmer. Aus Unternehmenssicht eignen sich Webinare daher nicht nur als virtuelle Räume, um wertvolles Fachwissen weiterzugeben, sondern vor allem im Marketing für die Generierung hochwertiger Leads. Um ein Webinar oder ein anderes Event im digitalen Raum erfolgreich zu veranstalten, müssen jedoch einige Kriterien beachtet werden. In diesem Artikel findest Du unsere Tipps und Tricks für Dein perfektes Online-Seminar.

Was ist ein Webinar?

Das Webinar ist in den letzten Monaten zum Star der beruflichen Weiterbildung geworden. Wie der Name schon erkennen lässt, handelt es sich dabei um Seminare, die online, also „im Web“ mit dem Ziel der Wissensvermittlung durchgeführt werden. Der Aufbau von Webinaren ist in der Regel wie folgt: Ein Speaker hält live in einem virtuellen Raum einen Vortrag zu einem vorher festgelegten Thema. Währenddessen oder nach dem Vortrag haben alle Teilnehmenden der Sitzung die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Oftmals wird das Ganze auch aufgezeichnet und im Anschluss als Video angeboten. Während Seminare häufig ganztags stattfinden, empfiehlt sich für die digitale Variante einen kürzeren Zeitraum einzuplanen oder genügend Zeit für Pausen zu lassen. Hier eignen sich zum Beispiel sogenannte Lunchbreaks, die eine spezielle Webinar-Form darstellen. Wie der Name schon vermuten lässt, findet diese Art von Webinaren um die Mittagszeit statt und ist in der Regel nochmal etwas kürzer als ein klassisches Webinar. Falls Du Deine Mittagspause effizient nutzen möchtest, schau doch mal bei den eMinded Lunchbreaks vorbei, die regelmäßig live über aktuelle Themen aus der Marketingwelt informieren.

Was fĂĽr digitale Formate gibt es sonst noch?

BarCamp

BarCamps eignen sich besonders, um Themen in der Gruppe zu erarbeiten, neue Fragestellungen aufzubringen und diese während der Sitzung im Team zu bearbeiten und gemeinsam zu lernen. Dabei werden die Agenda des Events sowie die zu bearbeitenden Themen zu Beginn von allen Teilnehmern zusammengetragen – jeder hat die Chance, eigene Fragestellungen mit einzubringen. Die Bearbeitung kann in Diskussionsrunden, Workshops oder Vorträgen erfolgen. Alle Ergebnisse werden dokumentiert, gespeichert und kurz in großer Runde vorgestellt.

Insight: Wir als Marketing-Agentur nutzen dieses digitale Format selbst regelmäßig, um unter anderem:

  • bestehende Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten
  • neue Prozesse auszuarbeiten
  • unser Unternehmen und das Marketing voranzutreiben
  • Schulungen und Onboardings auszubauen

Digitaler Workshop

Eines der bekanntesten und zugleich beliebtesten Formate in Unternehmen, um neue Ideen zu verfolgen und effektiv in Gruppen zusammen zu arbeiten, sind Workshops und Besprechungen. Neben der In-Person Variante erfreuen sich zunehmend auch Online-Workshops groĂźer Beliebtheit. Das Besondere an diesem digitalen Eventformat: ReferentInnen werden bei digitalen Workshops eher zu Moderatoren und geben lediglich inhaltliche oder methodische Leitplanken fĂĽr den kreativen Entstehungsprozess in der Gruppe vor.

Online-Konferenz

Online-Konferenzen zählen zu den umfangreicheren digitalen Events und finden oft halb- oder ganztägig statt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass mehrere Eventformate miteinander verbunden werden. So entsteht ein vielfältiges Event mit Veranstaltungen zu den verschiedensten Themen. In der Regel teilen Speaker aus unterschiedlichen Branchen ihr Expertenwissen mit den Konferenzteilnehmern  – egal ob als Vortrag, Workshop oder in einer Live-Diskussion.

Auch für das Networking – was ein zentraler Bestandteil von vor Ort Konferenzen ist – gibt es digitale Tools, die Abhilfe schaffen. So lassen sich Gespräche durch Chats, Diskussionsräume, interaktive Fragerunden oder in Form von 1:1-Videomeetings zum Teil ersetzen.

Unser Tipp: Falls Du mit dem Gedanken spielst selbst eine Videokonferenz auszurichten, können wir Dir Goodies oder Care Pakete für Teilnehmende empfehlen. Das schürt nicht nur die Vorfreude auf das Event, sondern hilft auch dabei, den Tag vor dem Bildschirm wohlbehalten zu überstehen. Schließlich fehlen ansonsten bei Digitalen Veranstaltungen die Rahmenbedingungen wie Live-Acts oder Catering.

Virtuelle Messe

Das wohl aufwändigste digitale Event ist die virtuelle Messe. Sie bieten einen gute Gelegenheit für Unternehmen, mit Kunden in Kontakt zu kommen, sie zu beraten oder Neues aus der Branche zu erfahren.

Das Angebot virtueller Messen kann aus folgenden Bausteinen bestehen:

  • Webinare
  • virtuelle Keynotes
  • Präsentationen
  • Live-Chats
  • 1:1 Video-Meetings
  • Info- oder Erklärvideos der Aussteller
  • Live-Streams

Da virtuelle Messen eine Vielzahl an Eventformaten vereinen und sowohl spontane Interaktionen, Networking, aber auch Marketing und Schulungszwecke erfüllen müssen, bedarf diese Art der Veranstaltung viel Planung. Zusätzlich dazu sollte auf professionelle Tools gesetzt werden.

Webinare veranstalten: Was im Vorfeld zu tun ist

Tools und Software fĂĽr Dein Webinar

Die Planung vor der Durchführung ist die halbe Miete! In der Vorbereitungszeit ist eine sorgfältige Arbeit und die Wahl der richtigen Plattform entscheidend. Plane die Agenda und den Ablauf deines digitalen Events sehr genau und realistisch, denn ein roter Faden in Deinem Konzept ist entscheidend. Definitiv ein Must vor der Konzeption Deines Webinars: Die ausgiebige Auseinandersetzung mit verschiedenen Tools und ihren Funktionen, um die richtige Webinar-Software zu finden. Da es eine Vielzahl von Anbietern und Plattformen gibt, ist die Bandbreite mittlerweile sehr groß. Im Grunde haben alle Programme jedoch sehr ähnliche Funktionen. Für das Teilnahmemanagement solltest Du zusätzlich auf ein E-Mail-Tool oder eine Marketing Automation Software setzen, mit der Mails versendet werden können. Die Anmeldung zu einer Online-Veranstaltung kann beispielsweise auch über LinkedIn erfolgen.

Hier findest Du eine kleine Auswahl unserer empfohlenen Plattformen:

  • GoToWebinar
  • Zoom
  • WebinarJam

Dein Publikum spielt eine zentrale Rolle fĂĽr den Erfolg Deines Webinars

Für eine strukturierte Planung Deines Webinars stehen Die Teilnehmer stets an erster Stelle. Denn je nachdem, welche Zielgruppe Dir zuhören wird, musst Du die Wahl der Themen sowie die Dauer und den Zeitpunkt für Dein Webinar festlegen. Gibst Du beispielsweise nur einen kurzen Einblick zu allgemeinen Themen aus der Online Marketing Welt, reichen 30 Minuten aus, um Interessierten Deine Inhalte zu präsentieren. So kannst Du Deine Expertise zum Beispiel in Form eines Lunchbreaks zur Verfügung stellen. Wird Dein Webinar Bestandteil einer Online Weiterbildung sein, kannst Du Deine Präsentation ausführlicher und detaillierter vorbereiten und Dir zudem mehr Zeit für Deinen Vortrag einplanen.

Die Struktur Deines Webinars

Bevor Du Dein Webinar veranstaltest, solltest Du zunächst einen Plan und eine klare Struktur Deiner Präsentation festlegen. Es ist gang und gäbe, zuerst einen Vortrag zu halten und anschließend eine Fragerunde einzuleiten. Um Dein Webinar für Dein Publikum noch interessanter zu gestalten, empfehlen wir Dir die „Kollaborative Variante“. Hier werden Inhalte teilweise gemeinsam erarbeitet und das Publikum aktiv in das Format mit einbezogen. Eine andere Alternative ist, das Webinar in mehrere Sequenzen zu gliedern und dazwischen eine Diskussion anzusetzen. Mindestens genauso wichtig wie eine stimmige Zeitplanung ist aber auch die Pausenplanung. Die inhaltlichen Einheiten sollten so strukturiert werden, dass genügend Pausen integriert sind. 

Durch folgende Elemente kannst Du Deinen Vortrag zusätzlich auflockern:

  • Umfragen mit anschlieĂźender Auswertung
  • Abstimmungen
  • Quiz
  • Screen-Sharing
  • Live Chat

Einladung zu Deinem Webinar

Bei der Veranstaltung Deines Webinars ist genügend Vorlaufzeit das A&O. Potenzielle Teilnehmer sollten mindestens eine Woche vor Stichtag auf das Angebot aufmerksam gemacht werden. Dies kann beispielsweise per LinkedIn, Newsletter oder auf der eigenen Website erfolgen. Wichtige Informationen sind hierbei, wann das Webinar stattfindet, wie lange es dauert und welches Thema es behandelt. Wir empfehlen, das virtuelle Seminar lieber kurz zu halten und dafür besonders aussagekräftige Daten und Unterlagen zu verwenden. Eine Dauer von 20 bis 30 Minuten ist hierfür optimal.

Besonders im B2B ist das Webinar ein hervorragende Lösung für die Generierung von Leads. Daher ist es wichtig, dass Deine Teilnehmer bei der Anmeldung ihre E-Mail-Adresse angeben, um den Zugangslink zu Deinem Online-Event zu erhalten. Die Einladungen zu Deinem Webinar kannst Du hierfür automatisiert über diverse Marketing Automation Tools versenden.

Während des Webinars

Selbstverständlich ist es wichtig, dass Du und vor allem Deine Teilnehmer Spaß während Deines Webinars haben. Gleichzeitig sollte die Durchführung Deiner Zielgruppe aber auch einen Mehrwert bieten. Da Dein Publikum vor dem Bildschirm jedoch schwieriger zu packen ist, als vor Ort, bietet es sich an, folgende Tipps zu beachten:

  1. Aktiviere Dein Publikum

Eine der Schwierigkeiten bei der Veranstaltung eines Webinars ist, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schnell durch eingehende Mails oder andere Ablenkungen verloren geht. Es ist zudem schwieriger eine persönliche Verbindung aufzubauen und ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen. Versuche daher, Dein Publikum von Beginn an zum Mitmachen zu animieren und starte beispielsweise mit einem gegenseitigen Intro oder einer Umfrage. Das aktive Einbinden der Teilnehmer führt zu einer starken Identifikation der Veranstaltung und zu einem erhöhten Engagement. Somit werden Inhalte besser und tiefer verstanden, es wird mitgedacht und das Event wird im Nachgang besser bewertet. Auch im Verlauf des Webinars kannst Du Deine Zuhörer dazu aufrufen, interaktiv teilzunehmen, indem sie ihre eigenen Fragen stellen oder in die Diskussion einsteigen. Achte bei kurzen Vorträgen allerdings darauf, dass Du Fragerunden eher im Anschluss an das Webinar einplanst. Dadurch sprengst Du die Vortragszeit nicht und vermeidest, dass Zuschauer aufgrund einer Zeitüberschreitung abwandern.

  1. Das richtige Setup

Dein Webinar gewinnt stark an Wert, wenn Du ein hochwertiges Setup bietest. Das heißt konkret: Verwende eine Kamera mit ausreichender Auflösung, positioniere sie auf Augenhöhe und achte darauf, dass der Aufnahmeort ausreichend belichtet ist – ggf. durch Softboxen und zusätzliche LED-Scheinwerfer. Nicht zu vernachlässigen ist auch ein harmonischer Hintergrund sowie die Qualität des Tons. Wer auf ein gutes Podcast-Mikrophon setzt, macht den Teilnehmer das Zuhören angenehmer. Damit Du Dir als Referent die Präsentationsansicht einblenden lassen kannst, ist ein zweiter Bildschirm von Vorteil. So behältst Du immer den Überblick über Deinen Vortrag. Führe außerdem vor jedem Webinar einen Software- und Technik-Check durch, um technische Probleme zum Beispiel hinsichtlich der Bildschirmfreigabe vor und während Deiner Präsentation zu umgehen und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ebenso solltest Du alle Programme schließen – sei es Dein E-Mail-Postfach oder Teams – und ablenkende Medien wie Dein Smartphone zur Seite legen.

  1. Visualisierung der Inhalte

Da via Zoom & Co. die Aufmerksamkeit schnell verloren geht, ist es umso wichtiger, dass Du Informationen ansprechend und konsequent darstellst. Arbeite hierfür mit abwechslungsreichem Bildmaterial und aussagekräftigen Diagrammen – ganz nach dem Motto „ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“. Entscheide Dich bei der Visualisierung allerdings für einen nicht allzu wilden Medienmix. Denn hier gilt oftmals: Weniger ist mehr.

  1. Weg von der Theorie und hin zum Praxisbezug

Egal bei welchem Event, guter und hochwertiger Content ist ein Muss. Die Inhalte sind entscheidend. Gleichzeitig unterstützt eine professionelle Aufbereitung des Inhalts die Wertigkeit der gesamten Veranstaltung. Die Theorie kann dabei zweifelsohne nicht komplett umgangen werden. Dennoch ist es wichtig im Hinterkopf zu behalten, dass die meisten Teilnehmer eines Webinars Input erwarten, der sich im Anschluss auch in der Praxis umsetzen lässt. Aus diesem Grund bietet es sich an, Deine Informationen anhand von Beispielen und interaktiven Elementen zu veranschaulichen. Das motiviert die Zuschauer dabeizubleiben, da sie sofort einen Mehrwert erkennen.

Nach dem Webinar

Oft möchten sich Teilnehmer bestimmte Passagen Deines Webinars zum besseren Verständnis nochmal ansehen oder konnten kurzfristig doch nicht an Deinem Online-Event teilnehmen. Für solche Fälle bietet es sich an, das Webinar aufzunehmen und die Aufzeichnung als On-Demand-Produkt zur Verfügung zu stellen.

Generell ist die Mehrfachverwertung von Content eine gute Option, den User einen Mehrwert zu bieten – ohne gravierenden Mehraufwand. Veröffentliche Dein Webinar dazu beispielsweise auf YouTube oder Instagram, um Dich als Expert zu positionieren. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Inhalte der Präsentation nochmals aufzubereiten und als Leadmagnet auf sozialen Medien zu bewerben.

Sollte Dein Webinar Teil eines digitalen Formats sein, kannst Du in der Nachbereitung die Folgetermine für die nächsten Vorträge an alle Teilnehmer kommunizieren. Dies lässt sich beispielsweise mittels einer Mail, in der Du Deine Zuschauer nach Feedback zu Deiner Präsentation oder den Referenten bittest, weitergeben. Dein Webinar gerät somit auch nicht so schnell in Vergessenheit, wenn Deine Teilnehmer im Nachgang eine E-Mail und die Aufzeichnung von Dir in ihrem Posteingang vorfinden.

Unser Tipp: Indem Du Deine Teilnehmer im Nachgang per Umfrage nach Feedback fragst, kannst Du die Qualität Deiner Events (und so künftig auch die Teilnehmerzahl) stetig verbessern. Stellst Du Teilnehmern im Gegenzug für Ihr Feedback eine Zusammenfassung oder einen gut aufbereiteten Mitschnitt Deines Events zur Verfügung, steigerst Du die Feedback-Bereitschaft.

Fazit: Webinare und Digitale Events

Auch wenn es bei der Umsetzung viele Aspekte zu beachten gibt, lohnt sich die Möglichkeit und der Aufwand, ein Webinar zu veranstalten, garantiert. Ein hochwertiges Setup und ausreichend Stunden für die Planung angepasst auf die Teilnehmerzahl sind bereits die halbe Miete. Sobald Du auch lehrreichen Content zur Verfügung stellst, der sich von den Zuhörer danach in der Praxis umsetzen lässt, steht Deinem erfolgreichen Webinar nichts mehr im Wege.

Du möchtest als Anbieter Dein Webinar rocken und Deine Teilnehmer begeistern? Uli hat bereits viele eigene Webinare gehalten und gibt seine Expertise in seinem Lunchbreak „How to rock a Webinar“ preis. Schau gern mal rein!

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Ăśber den Autor
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Bernadette Zagermann

Content Managerin

Berni ist bei eMinded als Content Managerin tätig und begeistert sich für alle Themen rund ums Erstellen von Content oder entsprechenden Strategien. Als Ausgleich zur Online Marketing Welt powert sie sich regelmäßig beim Sport aus und lässt sich auf Reisen von neuen Eindrücken inspirieren.

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