Webinar: So veranstaltest Du erfolgreich Dein virtuelles Event

Webinare haben sich in der Online-Welt mittlerweile in vielen Branchen etabliert und gewinnen stetig an Bedeutung. So werden sie auch in den kommenden Jahren einen höheren Stellenwert haben. Aus Unternehmenssicht eignen sich Webinare nicht nur als virtuelle Räume, um wertvolles Fachwissen weiterzugeben, sondern vor allem im Marketing für die Generierung hochwertiger Leads. Um ein Webinar erfolgreich zu veranstalten, müssen jedoch viele Kriterien beachtet werden. In diesem Artikel findest Du unsere Tipps und Tricks für Dein perfektes Online-Seminar.

Was ist ein Webinar?

Die Bezeichnung ist eine Fusion aus zwei Begriffen: Web und Seminar. Somit handelt es sich bei einem Webinar um einen virtuellen Vortrag, bei dem audiovisuelle Inhalte zu einem bestimmten Thema vermittelt werden.

In den meisten Fällen findet das Webinar live statt, sodass eine Interaktion zwischen Referent und Teilnehmer stattfindet. Dennoch werden die virtuellen Vorträge oftmals aufgezeichnet und im Anschluss als Video angeboten.

Vor dem Webinar

Tools und Software für Dein Webinar

Definitiv ein Must vor der Konzeption Deines Webinars: Die ausgiebige Auseinandersetzung mit verschiedenen Tools, um die richtige Webinar-Software zu finden. Da es eine Vielzahl von Anbietern gibt, ist die Bandbreite mittlerweile sehr groß. Im Grunde haben alle Programme jedoch sehr ähnliche Funktionen.

Hier findest Du eine kleine Auswahl unserer Favoriten:

• GoToWebinar
• Zoom
• WebinarJam

Dein Publikum spielt eine zentrale Rolle

Für eine strukturierte Planung Deines Webinars stehen Die Teilnehmer stets an erster Stelle. Denn je nachdem, wer Dir zuhören wird, musst Du die Wahl der Themen sowie die Dauer und den Zeitpunkt für Dein Webinar festlegen. Gibst Du beispielsweise nur einen kurzen Einblick zu allgemeinen Themen aus der Online Marketing Welt, reichen 30 Minuten aus, um Interessierten Deine Inhalte zu präsentieren. So kannst Du Deine Expertise zum Beispiel in Form eines Lunchbreaks zur Verfügung stellen. Wird Dein Webinar Bestandteil einer Online Weiterbildung sein, kannst Du Deine Präsentation ausführlicher und detaillierter vorbereiten und Dir zudem mehr Zeit für Deinen Vortrag einplanen.

Die Struktur Deines Webinars

Bevor Du Dein Webinar veranstaltest, solltest Du zunächst eine klare Struktur Deiner Präsentation festlegen. Es ist gang und gäbe, zuerst einen Vortrag zu halten und anschließend eine Fragerunde einzuleiten. Um Dein Webinar für Deine Teilnehmer noch interessanter zu gestalten, empfehlen wir Dir die „Kollaborative Variante“. Hier werden Inhalte teilweise gemeinsam erarbeitet und das Publikum aktiv in das Format mit einbezogen. Eine andere Alternative ist, das Webinar in mehrere Sequenzen zu gliedern und dazwischen eine Diskussion anzusetzen.

Durch folgende Elemente kannst Du Deinen Vortrag zusätzlich auflockern:

• Umfragen mit anschließender Auswertung
• Abstimmungen
• Quiz
• Screen-Sharing
• Live Chat

Einladung zu Deinem Webinar

Bei der Veranstaltung Deines Webinars ist genügend Vorlaufzeit das A&O. Potenzielle Teilnehmer sollten mindestens eine Woche vor Stichtag auf das Angebot aufmerksam gemacht werden. Dies kann beispielsweise per LinkedIn, Newsletter oder auf der eigenen Website erfolgen. Wichtige Informationen sind hierbei, wann das Webinar stattfindet, wie lange es dauert und welches Thema es behandelt. Wir empfehlen, das virtuelle Seminar lieber kurz zu halten und dafür besonders aussagekräftige Daten und Unterlagen zu verwenden. Eine Dauer von 20 bis 30 Minuten ist hierfür optimal.

Besonders im B2B ist das Webinar ein hervorragendes Instrument für die Generierung von Leads. Daher ist es wichtig, dass Deine Teilnehmer bei der Anmeldung ihre E-Mail-Adresse angeben, um den Zugangslink zu Deinem Online-Event zu erhalten. Die Einladungen zu Deinem Webinar kannst Du hierfür automatisiert über diverse Marketing Automation Tools versenden.

Während des Webinars

Selbstverständlich ist es wichtig, dass Du und vor allem Deine Teilnehmer Spaß während Deines Webinars haben. Gleichzeitig solltest Du Deinen Zuhörer aber auch einen Mehrwert bieten. Da Dein Publikum vor dem Bildschirm jedoch schwieriger zu packen ist, als vor Ort, bietet es sich an, folgende Tipps zu beachten:

1. Aktiviere Dein Publikum

Bei der Teilnahme am Webinar kann die Aufmerksamkeit schnell durch eingehende Mails oder andere Ablenkungen verloren gehen. Versuche daher, Deine Teilnehmer aktiv einzubeziehen und starte beispielsweise mit einem gegenseitigen Intro oder einer Umfrage – je nach Dauer und Thema Deines Vortrags. Auch im Verlauf des Webinars kannst Du Deine Zuhörer dazu aufrufen, interaktiv teilzunehmen, indem sie ihre eigenen Fragen stellen oder in die Diskussion einsteigen. Achte bei kurzen Vorträgen allerdings darauf, dass Du Fragerunden eher im Anschluss an das Webinar einplanst. Dadurch sprengst Du die Vortragszeit nicht und vermeidest, dass Zuschauer aufgrund einer Zeitüberschreitung abwandern.

2. Das richtige Setup

Dein Webinar gewinnt stark an Wert, wenn Du ein hochwertiges Setup bietest. Das heißt konkret: Verwende eine Kamera mit ausreichender Auflösung, positioniere sie auf Augenhöhe und achte darauf, dass der Aufnahmeort ausreichend belichtet ist – ggf. durch Softboxen und zusätzliche LED-Scheinwerfer. Nicht zu vernachlässigen ist auch ein harmonischer Hintergrund sowie die Qualität des Tons. Wer auf ein gutes Podcast-Mikrophon setzt, macht den Teilnehmer das Zuhören angenehmer. Damit Du Dir als Referent die Präsentationsansicht einblenden lassen kannst, ist ein zweiter Bildschirm von Vorteil. So behältst Du immer den Überblick über Deinen Vortrag. Führe außerdem vor jedem Webinar einen Technik-Check durch, um technische Probleme vor und während Deiner Präsentation zu umgehen und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ebenso solltest Du alle Programme schließen – sei es Dein E-Mail-Postfach oder Teams – und ablenkende Medien wie Dein Smartphone zur Seite legen.

3. Visualisierung der Inhalte

Da via Zoom & Co. die Aufmerksamkeit schnell verloren geht, ist es umso wichtiger, dass Du Informationen ansprechend und konsequent darstellst. Arbeite hierfür mit abwechslungsreichem Bildmaterial und aussagekräftigen Diagrammen – ganz nach dem Motto „ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“. Entscheide Dich bei der Visualisierung allerdings für einen nicht allzu wilden Medienmix. Denn hier gilt oftmals: Weniger ist mehr.

4. Weg von der Theorie und hin zum Praxisbezug

Die Theorie kann zweifelsohne nicht umgangen werden. Dennoch ist es wichtig im Hinterkopf zu behalten, dass die meisten Teilnehmer eines Webinars Input erwarten, der sich im Anschluss auch in der Praxis umsetzen lässt. Aus diesem Grund bietet es sich an, Deine Informationen anhand von Beispielen zu veranschaulichen. Das motiviert die Zuschauer dabeizubleiben, da sie sofort einen Mehrwert erkennen.

Nach dem Webinar

Oft möchten sich Teilnehmer bestimmte Passagen Deines Webinars zum besseren Verständnis nochmal ansehen oder konnten kurzfristig doch nicht an Deinem Online-Event teilnehmen. Für solche Fälle bietet es sich an, das Webinar aufzunehmen und als On-Demand-Produkt zur Verfügung zu stellen.

Generell ist die Mehrfachverwertung von Content eine gute Option, den User einen Mehrwert zu bieten – ohne gravierenden Mehraufwand. Veröffentliche Dein Webinar dazu beispielsweise auf YouTube oder Instagram, um Dich als Expert zu positionieren. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Inhalte der Präsentation nochmals aufzubereiten und als Leadmagnet auf sozialen Medien zu bewerben.

Sollte Dein Webinar Teil eines digitalen Formats sein, kannst Du in der Nachbereitung die Folgetermine für die nächsten Vorträge an alle Teilnehmer kommunizieren. Dies lässt sich beispielsweise mittels einer Mail, in der Du Deine Zuschauer nach Feedback zu Deiner Präsentation bittest, weitergeben. Dein Webinar gerät somit auch nicht so schnell in Vergessenheit, wenn Deine Teilnehmer im Nachgang eine E-Mail von Dir in ihrem Posteingang vorfinden.

Fazit

Auch wenn es bei der Umsetzung viele Aspekte zu beachten gibt, lohnt sich der Aufwand, ein Webinar zu veranstalten, garantiert. Ein hochwertiges Setup und ausreichend Zeit für die Planung sind bereits die halbe Miete. Sobald Du auch lehrreichen Content zur Verfügung stellst, der sich von den Zuhörer danach in der Praxis umsetzen lässt, steht Deinem erfolgreichen Webinar nichts mehr im Wege.