6 Tipps für einen erfolgreichen Agentur Pitch inkl. Pitch Planner Kit

Du suchst eine Online Marketing Agentur, die perfekt zu Dir und Deinem Projekt passt? Zugegeben, bei der Vielzahl an Angeboten verliert man schnell den Überblick und die Lust, die Agenturen auf Herz und Nieren zu testen. Wir schaffen Abhilfe und zeigen Dir in unserem Artikel, wie Du in 6 Schritten mit einem gut strukturierten Agentur Pitch die richtige Auswahl triffst.

1. Formuliere ein klares Briefing für Deinen Agentur Pitch

Der Schlüssel zum Erfolg eines Agentur Pitch ist ein detailliertes Briefing! Je gründlicher Du Deine Agenturauswahl planst, desto größer ist die Chance, dass Du genau die Leute findest, die Dich optimal in Deinem Vorhaben unterstützen. Nimm Dir also genügend Zeit und definiere als Erstes wichtige Eckdaten – am besten gemeinsam mit internen Kollegen aus dem Projektteam.

Die folgende Agentur Pitch Checkliste hilft Dir bei der Ausgestaltung Deines Briefings.

•  Aufgabenstellung  Sie ist das Herzstück Deines Briefings. Du formulierst darin klar und deutlich die Details zum Projekt und wie die Agentur Dich bei der Umsetzung unterstützen soll. Eventuell möchtest Du ein konkretes Problem lösen oder ein bestehendes Projekt reaktivieren? Welche Anforderungen an die Zusammenarbeit gibt es? Ein Dokument mit Strategie, Projektplanung und Best Practices ist unter den teilnehmenden Online Marketing Agenturen gern gesehen.
• Status Quo  Wie steht das Projekt in Deinem Unternehmen da? Wie sehen die internen Richtlinien aus? Welche zusätzlichen Faktoren müssen bei der Umsetzung des Projekts beachtet werden?
• Unternehmensinformationen  Beschreibe hier genau, was Deine Firma ausmacht. Wie sieht eure Philosophie aus? Wie gestaltet sich die Unternehmensstruktur? Achtung: Wir empfehlen Dir, eine Geheimhaltungserklärung auszustellen und von den teilnehmenden Agenturen unterzeichnen zu lassen. So stellst Du sicher, dass während des Agentur Pitches keine sensiblen Informationen in die falschen Hände geraten.
• Projektziel  Sind messbare Ziele vorhanden? Je genauer Du in der Agentur Pitch Ausschreibung darstellst, was mit dem Projekt erreicht werden soll, desto präzisere Angebote wirst Du erhalten.
• Zielgruppe  Wen willst Du mit Deinem Online Marketing Projekt ansprechen? Informationen zu Demografie, Personas und Kaufverhalten der gewünschten Zielgruppe erleichtern den Agenturen die Individualisierung ihres Konzepts.
• Technik  Hier ist unter anderem auch die IT-Abteilung Deines Unternehmens gefragt. Gibt es spezielle IT-Vorgaben? Mit welchem System wird gearbeitet und welche Schnittstellen müssen geschaffen werden?
• Budget  Es ist wichtig, klare Vorstellungen davon zu haben, was finanziell realisierbar ist und was nicht. Auf diesen Punkt gehen wir später gesondert ein, weil er so bedeutend ist.
• Zeitrahmen  Lege ein Datum fest, zu dem Dein Projekt fertiggestellt sein muss und erarbeite einen Ablauf mit Zwischenzielen. Übrigens solltest Du auch den Agentur Pitch zeitlich planen. Gibt es ein Rebriefing? Bis wann benötigst Du das Ergebnis? Wann finden die Präsentationen der Ausschreibung statt.

2. Kalkuliere ein (internes) Budget für Dein Projekt

Um die Agenturauswahl und schließlich auch Dein Vorhaben erfolgreich durchzuführen, müssen alle Beteiligten wissen, welches Budget zur Verfügung steht. Nenne hier mindestens eine geschätzte Zahl – optimal ist es natürlich, wenn Du die finanziellen Mittel klar umreißen kannst. Vielleicht gibt es in Deinem Netzwerk Personen, die bereits ein ähnliches Projekt umgesetzt haben? Bitte sie um ihre Erfahrungswerte. Es ist auch in Ordnung, wenn Deine Vorstellungen nicht hundertprozentig mit den Angeboten aus dem Agentur Pitch übereinstimmen. Dennoch sollte zumindest intern eine Range festgelegt werden, an der Du Dich mit Deinem Team bei der Entscheidungsfindung orientieren kannst.

3. Definiere objektive Entscheidungskriterien

Stell Dir vor, Du sitzt in einer Jury, die Schauspieler für ein Theaterspiel auswählt. Nach welchen Kriterien triffst Du Deine Entscheidung? Sicherlich hilft Dir dabei eine Liste mit Punkten, die Dir besonders wichtig sind. Genauso solltest Du es bei der Bewertung der Angebote machen: Notiere auf einem separaten Blatt objektive Kriterien, nach denen Du die jeweiligen Agentur Pitches bewerten kannst. Mögliche Faktoren sind zum Beispiel

• Zertifikate der Agentur
• Größe des Teams
• Vergütungsmodell
• Laufzeit des Vertrags
• besondere Leistungsbausteine
• bisherige Erfahrungen in Bereichen, die für Dein Projekt relevant sind (SEO, SEA, Webdesign etc.)

Mit unserem Pitch Planner Kit bist Du perfekt auf den nächsten Agentur Pitch vorbereitet! 

Die Agenturauswahl bedarf einer sorgfältigen Planung. Mit unserem Pitch Planner Kit unterstützen wir Dich und Dein Team bei diesem Prozess. Auf folgende Inhalte darfst Du Dich freuen:

• Checkliste für die Vorauswahl von geeigneten Agenturen
• Inhalte für das perfekte Briefing der Pitch-Teilnehmer
• Pitch-Rechner für die Auswahl des passenden Partners

Jetzt kostenlos downloaden

4. Lade mindestens 3 Teilnehmer zum Agentur Pitch ein

Auf dieser Stufe haben sich einige Online Marketing Dienstleister auf Deine Ausschreibung beworben oder Du hast eine Liste geeigneter Agenturen zusammengestellt. Nachdem Du das Interesse am Agentur Pitch direkt bei der Agentur abgeklärt und die Ansprechpartner vielleicht schon im Vorfeld persönlich kennengelernt hast, entscheidest Du Dich im Idealfall für 3 bis maximal 5 Agenturen, die Dir ihr Konzept präsentieren. Wir raten Dir, eine kleine, eine mittlere und eine große Agentur einzuladen – so deckst Du ein breiteres Spektrum ab.

Der Präsentationstermin findet in der Regel in Deinen Räumlichkeiten statt. Am besten nehmen alle Kollegen, die intern am Projekt beteiligt sind, ebenfalls teil. Die unter Punkt 3 erstellte Liste eignet sich in dieser Phase als Hilfsmittel für Dich und Deine Kollegen als Leitfaden. Die Agentur Pitch Checkliste dient Dir zudem als Unterstützung bei der Strukturierung der Sitzung. Im Anschluss an die Präsentation folgt in der Regel eine kurze Information an alle Teilnehmer des Agentur Pitches über das weitere Vorgehen.

5. Telefoniere mit Referenzen

Natürlich möchte sich jeder Pitch Teilnehmer von seiner Schokoladenseite zeigen. Es ergibt deshalb Sinn, Dir während des Entscheidungsprozesses die Meinungen von Bestandskunden einzuholen. Lass Dir Referenzen von der Agentur geben und frage nach der Zusammenarbeit mit den Pitch Teilnehmern in der engeren Auswahl.

6. Entscheide Dich zeitnah und informiere alle Teilnehmer

Nachdem Du mithilfe der Präsentationen einen Eindruck von den teilnehmenden Agenturen und ihren Angeboten erhalten hast, steht die finale Entscheidung an. In vielen Fällen kristallisiert sich schon während der Präsentation ein klarer Favorit heraus, manchmal kann der Entscheidungsprozess jedoch auch mehrere Tage in Anspruch nehmen, in denen Du intensive Rücksprache mit Deinen Kollegen hältst. In jedem Fall ist es aber wichtig, dass Du die Agenturen zeitnah informierst, solange der Agentur Pitch noch aktuell ist.

Auch die Teilnehmer, gegen die Du Dich entschieden hast, sollten ein ehrliches Feedback von Dir erhalten – ein paar konstruktive Zeilen können Wunder wirken und halten Dir ein Hintertürchen offen, falls Du Dich zu einem späteren Zeitpunkt doch für eine andere Agentur entscheidest.

Fazit

Der Agentur Pitch hilft Dir dabei, die Wahl Deiner Online Marketing Agentur effizient, übersichtlich und erfolgversprechend zu gestalten. Wenn Du Dir genügend Zeit für das Briefing nimmst, schaffst Du die perfekte Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Falls Du zudem Unterstützung bei der Planung Deines Agentur Pitches brauchst, stehen wir Dir als Online Marketing Experten gern zur Verfügung.

Wir wünschen Dir viel Freude beim Pitchen!

Über den Autor

Uli Zimmermann

Geschäftsführer

Uli ist Gründer und Geschäftsführer der eMinded. Seit er Mitte der 90er Jahre seine erste Website gebaut hat, ist er internetsüchtig. Das Online Marketing hat ihn 2007 in seinen Bann gezogen und seitdem nicht mehr losgelassen.

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