Digitale Events im Überblick: Formate, Vor- & Nachteile, Tools

In den vergangenen Monaten sind digitale Events immer mehr in den Fokus gerückt. Insbesondere Unternehmen, die auf die Kommunikation mit Interessenten oder bestehenden Kunden vor Ort angewiesen sind, standen durch die Pandemie vor einer großen Herausforderung. In der Folge wurden viele vor Ort Eventformate ins digitale übertragen. Doch funktioniert der Umzug ins digitale bei allen Formaten gleich gut? In diesem Beitrag stellen wir die bekanntesten und erfolgreichsten dieser digitalen Formate vor und geben Dir Tipps zum Teilnehmermanagement, den Tools und Co.

Vor – und Nachteile von digitalen Events

Zunächst einmal eine kurze Einordnung: Wenn physische Treffen in den virtuellen Raum verlagert werden, kann das den gesamten Charakter einer Veranstaltung beeinflussen. Daher ist es ratsam, sich zuvor über die Vor- und Nachteile zu informieren: Welche Vorteile bringen digitale Events gegenüber klassischen Veranstaltungsformaten mit – und an welcher Stelle stoßen die Online-Varianten an ihre Grenzen? Bei der Bewertung helfen Dir unter anderem diese Pro- und Contra-Argumente weiter: :

Vorteile:

• Keine An- und Abreise, d.h. keine Reisekosten und keine Reisezeit
• bei manchen Formaten ist eine größere Teilnehmerzahl möglich
• Schnellerer Zugang zu den Sessions, flexiblere Teilnahme
• Bessere Nachbereitung durch einfachere Aufzeichnung von Sessions
• Weniger Kosten pro Teilnehmer

Nachteile:

• Gemeinschaftsgefühl und unverfängliches Networking wird digital erschwert
• Technische Störungen sind möglich
• Schwierigkeiten für Speaker, die Aufmerksamkeit des Publikums aufrecht zu erhalten und eine persönliche Verbindung aufzubauen
• fehlendes Rahmenprogramm wie z.B. Catering, Live-Acts usw.

Je nach gewähltem Eventformat können die genannten Vor- und Nachteile mehr ins Gewicht fallen. Deshalb ist es umso wichtiger, die passende Veranstaltungsform für das jeweilige Anliegen zu finden. Unsere Top-Auswahl stellen wir Dir nun vor:

Formate für digitale Events

Webinar

Das Webinar ist in den letzten Monaten zum Star der beruflichen Weiterbildung geworden. Wie der Name schon erkennen lässt, handelt es sich dabei um Seminare, die online, also „im Web“ durchgeführt werden. Der Aufbau von Webinaren ist in der Regel wie folgt: Ein Speaker hält in einem virtuellen Raum einen Vortrag zu einem vorher festgelegten Thema. Währenddessen oder nach dem Vortrag haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Während Seminare häufig ganztags stattfinden, empfiehlt sich für die digitale Variante einen kürzeren Zeitraum einzuplanen oder genügend Zeit für Pausen zu lassen. Wie Du die Planung am besten angehst, zeigen wir Dir in unserem Magazinbeitrag über Webinare.

Hier eignen sich zum Beispiel sogenannte Lunchbreaks, die eine spezielle Webinar-Form darstellen. Wie der Name schon vermuten lässt, findet diese Art von Webinaren um die Mittagszeit statt und ist in der Regel nochmal etwas kürzer als ein klassisches Webinar. Falls Du Deine Mittagspause effizient nutzen möchtest, schau doch mal bei den eMinded Lunchbreaks vorbei.

BarCamp

BarCamps eignen sich besonders, um Themen in der Gruppe zu erarbeiten und gemeinsam zu lernen. So geht’s:

Die Agenda des Events sowie die zu bearbeitenden Themen werden zu Beginn von allen Teilnehmern zusammengetragen – jeder hat die Chance, eigene Fragestellungen mit einzubringen. Gerade in größeren Runden ist der Einsatz eines Moderators sinnvoll, um die gemeinsame Entscheidung zeiteffizient zu gestalten. Über die vorgeschlagenen Topics wird im nächsten Schritt abgestimmt. Daraufhin haben alle Teilnehmenden die Möglichkeit, sich für die Beiträge mit den meisten Stimmen zu melden und diese in digitalen Breakout-Sessions im Team zu behandeln. Die Bearbeitung kann in Diskussionsrunden, Workshops oder Vorträgen erfolgen. Alle Ergebnisse werden dokumentiert, gespeichert und kurz in großer Runde vorgestellt.

Insight: BarCamps eignen sich sehr gut dafür, um neue Fragestellungen aufzubringen und diese im Team zu bearbeiten.

Wir nutzen dieses digitale Format selbst regelmäßig, um unter anderem:

• bestehende Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten
• neue Prozesse auszuarbeiten
• unser Marketing voranzutreiben
• Schulungen und Onboardings auszubauen

Digitaler Workshop

Eines der bekanntesten und zugleich beliebtesten Formate, um neue Ideen zu verfolgen und effektiv in Gruppen zusammen zu arbeiten, sind Workshops. Neben der In-Person Variante erfreuen sich zunehmend auch Online-Workshops großer Beliebtheit. Das Besondere an diesem digitalen Eventformat: ReferentInnen werden bei digitalen Workshops eher zu Moderatoren und geben lediglich inhaltliche oder methodische Leitplanken für den kreativen Entstehungsprozess in der Gruppe vor. Zusätzlich dazu sind Moderatoren wie Teilnehmende gleichermaßen dazu angehalten, der vorher vereinbarten Agenda des Meetings strukturiert und diszipliniert zu folgen. So können digitale Events wie virtuelle Workshops erfolgreich und zielgerichtet durchgeführt werden.

Online-Konferenz

Online-Konferenzen zählen zu den umfangreicheren digitalen Events und finden oft halb- oder ganztägig statt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass mehrere Eventformate miteinander verbunden werden. So entsteht ein vielfältiges Event mit Veranstaltungen zu den verschiedensten Themen. In der Regel teilen Speaker aus unterschiedlichen Branchen ihr Expertenwissen mit den Konferenzteilnehmern  – egal ob als Vortrag, Workshop oder in einer Live-Diskussion. Bei uns sahen die Vorbereitungen für unseren zweiten B2B Digital Day so aus:

Auch für das Networking – was ein zentraler Bestandteil von vor Ort Konferenzen ist – gibt es digitale Tools, die Abhilfe schaffen. So lassen sich Gespräche durch Chats, Diskussionsräume, interaktive Fragerunden oder in Form von 1:1-Videomeetings zum Teil ersetzen.

Unser Tipp: Falls Du mit dem Gedanken spielst selbst eine Konferenz auszurichten, können wir Dir Goodies oder Care Pakete für Teilnehmende empfehlen. Das schürt nicht nur die Vorfreude auf das Event, sondern hilft auch dabei, den Tag vor dem Bildschirm wohlbehalten zu überstehen.

Virtuelle Messe

Das wohl aufwändigste digitale Event ist die virtuelle Messe. Um den Charakter einer Messe vor Ort so gut es geht zu treffen, solltest Du unbedingt auf eine spezielle Messe-Software setzen. Damit lässt sich in Form von 2D- oder 3D-Animationen ein virtuelles Messegelände nachbilden, das es den BesucherInnen erleichtert, sich zurechtzufinden. Virtuelle Messen bieten einen gute Gelegenheit für Unternehmen, mit Kunden in Kontakt zu kommen, sie zu beraten oder Neues aus der Branche zu erfahren.

Das Angebot virtueller Messen kann aus folgenden Bausteinen bestehen:

• Webinare
• virtuelle Keynotes
• Präsentationen
• Live-Chats
• 1:1 Video-Meetings
• Info- oder Erklärvideos der Aussteller
• Live-Streams

Da virtuelle Messen eine Vielzahl an Eventformaten vereinen und sowohl spontane Interaktionen, Networking, aber auch Marketing und Schulungszwecke erfüllen müssen, bedarf diese Art der Veranstaltung viel Planung. Zusätzlich dazu sollte auf professionelle Tools gesetzt werden.

Welche Tools braucht es, um digitale Events abzuhalten?

Abgesehen von virtuellen Messen lassen sich alle hier vorgestellten digitalen Veranstaltungen mit den gängigen Videosoftware Tools wie Microsoft Teams oder Zoom umsetzen. Für das Teilnahmemanagement solltest Du zusätzlich auf ein E-Mail-Tool oder eine Marketing Automation Software setzen, mit der Mails versendet werden können. Die Anmeldung zu einer Online-Veranstaltung kann beispielsweise auch über LinkedIn erfolgen. Manche Anbieter wie GoToWebinar bieten auch Videosoftware und Veranstaltungsmanagement in einem an.

Unser Tipp: Indem Du Deine Teilnehmer nach Feedback fragst, kannst Du die Qualität Deiner Events stetig verbessern. Stellst Du Teilnehmern im Gegenzug für Ihr Feedback eine Zusammenfassung oder einen gut aufbereiteten Mitschnitt Deines Events zur Verfügung, steigerst Du die Feedback-Bereitschaft.

Fazit

Bevor die Entscheidung für ein digitales Event getroffen wird, ist es ratsam, sich über mögliche Formate zu informieren. Denn je nach Zielsetzung des Events unterscheiden sich auch die zu empfehlenden Formate. Um Wissen zu vermitteln eignen sich Webinare oder Lunchbreaks besonders gut. Sollte jedoch kreativ im Team an neuen Lösungen gearbeitet werden, empfehlen sich BarCamps oder Workshops in digitaler Form. Werden beide vorher genannten Ziele verfolgt – und das gegebenenfalls auch zu leicht unterschiedlichen Themen – sind Online-Konferenzen das richtige Format für Dich. Nur falls zusätzlich dazu auch Produktvorstellungen und Co. zu den Zielen der Veranstaltung zählen, sind virtuelle Messen ratsam.

Über den Autor

Simone Forster

Digital Marketing Managerin

Simone war Digital Marketing Managerin bei eMinded und interessiert sich besonders für SEO- & Content-Themen. Nach Feierabend freut sie sich über leckeres Essen, spannende Serien oder gute Bücher.

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