Digitale Events – Wir alle kennen sie. Durch die letzten zwei Jahre konnte sich (fast) niemand diesem Format entziehen. Die Meinungen sind gespalten und ob wir sie mögen oder nicht, digitale Events sind aktuell alternativlos. Trotz der typischen Technikpannen und Missgeschicke kann ein digitales Live-Event erfolgreich werden. Wie genau erfährst Du in diesem Artikel.
Um diese Frage leichter zu beantworten, schauen wir uns an, was ein digitales Event nicht ist. Es geht nicht allein darum, irgendein Geschehen auf einer Event-Bühne mit ein oder zwei Kameras abzufilmen und ins Internet zu streamen. Digitale Events stellen keinen Ersatz für Webex, Skype oder Team-Meetings dar. Diese Formate bedarf es für die alltäglichen und regelmäßigen Meetings weiterhin. Bei einem digitalen Event genügt es nicht aus, eine bloße Präsentation zu teilen und diese zu kommentieren. Das Potenzial und Möglichkeiten, welches in digitalen Veranstaltungen liegen sind vielfältiger und weitreichender. Digitale Events sind interaktiv ablaufende Veranstaltungen, die in einem digitalen Raum stattfinden.
Die Formate, bei denen digitale Veranstaltungen eingesetzte werden können, sind vielfältig. Eines den beliebtesten Formaten ist das Webinar, gefolgt von der Online-Konferenz, Workshops, Live-Talks und Q&As, Networking und Diskussionsrunden und Pitches. Ebenso sind virtuelle Messen und Hauptversammlungen denkbar.
In allen Formaten ist es wichtig, Live-Interaktion mit in das Event einfließen zu lassen. Wieso? Das aktive Einbinden der Teilnehmer führt zu einer starken Identifikation der Veranstaltung und zu einem erhöhten Engagement. Somit werden Inhalte besser und tiefer verstanden, es wird mitgedacht und das Event wird im Nachgang besser bewertet. Die Interaktionen können je nach Format und Inhalten des digitalen Events unterschiedlich ausfallen. Hier ein paar denkbare Interaktionsmöglichkeiten:
Interaktionen motivieren, aktivieren und verbinden – auch über weite Distanzen hinweg. Der Vorteil von digitalen Veranstaltungen geht über die Kontaktbeschränkungen und Homeoffice-Situation hinaus, sondern ist ebenso ein Vorteil der zunehmenden Digitalisierung. So können Mitarbeiter länderübergreifend und standortunabhängig mit einbezogen werden.
Der Mensch ist ein emotionales Wesen, deshalb ist neben der Interaktion mit den Teilnehmern die Emotionen und eine Kombination aus beiden wichtig für den Erfolg eines Events. Durch Interaktion kann der Teilnehmer abgeholt und integriert werden. Doch erst durch die Emotionen gelingt es, ihn längerfristig zu binden und das Engagement zu erhöhen.
Durch Emotionen erinnern wir und nach nachweislich länger an Ereignisse, dabei spielt es keine Rolle, ob dies positiv oder negativ sind. Dies können wir für digitale Events übertragen und den Teilnehmern helfen, positive Emotionen und Gefühlen auszulösen.
Planung ist die halbe Niete! In der Vorbereitungszeit ist eine sorgfältige Arbeit entscheidend. Hier können Irritationen, Panik oder Hektik bei der Durchführung bereits abgewendet oder entgegengewirkt werden. Plane die Agenda und den Ablauf deines digitalen Events sehr genau und realistisch, denn ein roter Faden in Deinem Konzept ist unter anderem sehr entscheidend, um positive Emotionen zu erzeugen. Zudem helfen Agenda und ein genauer Ablaufplan gegen Unklarheiten am Live-Set und ungeplante Pausen. Zudem sorgen sie für die notwendige Sicherheit bei allen Beteiligten.
Bei einem mehrstündigen Event ist nicht nur das Programm wichtig. Mindestens genauso wichtig die Zeit- und Pausenplanung. Hierbei ist es zu empfehlen, sich nach den Aufmerksamkeitsspannen der künftigen Teilnehmer zu richten. Die inhaltlichen Einheiten sollten so strukturiert werden, dass genügend Pausen integriert sind. Pausen können aktiv und passiv gestaltet werden. Durch kurze Bewegungseinheiten aktivierst Du die Teilnehmenden zusätzlich, durch eine überlegte und kommunizierte Zeit- und Pausenplanung, führst Du alle Beteiligten motiviert und wach durch Dein Event.
Ohne ihn geht nichts! Ob offline oder online, niemand möchte seine Zeit verschwenden. Egal bei welchem Event, guter und hochwertiger Content ist ein Muss. Die Inhalte sind entscheidend. Gleichzeitig unterstützt eine inhaltsgerechte und professionelle Aufbereitung des Inhalts die Wertigkeit der gesamten Veranstaltung.
Durch Pakete, die Du den Teilnehmern nach Hause schickst, kannst Du die Vorfreude und Spannung im Vorfeld erhöhen. Pakete lassen sich gut für Gewinnspiele im Voraus an die ersten 100 Teilnehmer oder auch an alle Teilnehmer verschicken. Für den Inhalt eigenen sich gut interaktive Elemente, die während des Events benötigt werden können. Hier sind Deiner Fantasie keine Grenzen gesetzt!
Einfach nur aufs Knöpfchen drücken und los geht der Livestream? Leider sieht dies in der Praxis nicht so aus. In der technischen Umsetzung kann es schnell zu Herausforderungen und Problemen kommen. Nur mit einer funktionierenden Technik können die Teilnehmer begeistert und mit eingebunden werden. Hierfür helfen Veranstaltungstools, mit denen sich die Inhalte gut vermitteln lassen können. Essenziell ist eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung der Referenten, zudem eine gute Qualität von Bild und Ton, weshalb eine bildstarke Kamera sowie ein Mikrofon oder Headset unerlässlich sind. Optimal vorbereitet bist Du, wenn im Vorfeld ein Testlauf stattfindet, so kann sichergestellt werden, dass die Technik reibungslos funktioniert.
Am Tag des Events triff Dich mindestens 15 Minuten vor Beginn der Veranstaltungen in einem separaten virtuellen Webinarraum mit allen referierenden Personen, um letzte Absprachen und Tests durchzuführen. Starte Deine Veranstaltung pünktlich zur kommunizierten Zeit. Erkläre den Teilnehmenden am Anfang kurz die Technik und die vorhandenen Interaktionsmöglichkeiten. Gehe hierbei auch auf die Agenda und die Pausen ein. Wichtig ist, dass über die Veranstaltung hinweg der Zeitplan eingehalten wird, sodass das Event pünktlich und nach Zeitplan beendet wird. Ein guter Abschluss kann eine Feedbackrunde über Chat oder Umfrage, aber auch ein digitales Gruppenfoto sein.
Das Event ist beendet. Hier startet ein wichtiger Kommunikationsteil. Einige Teilnehmer waren kurzfristig verhindert und konnten am Programm nicht teilnehmen, andere interessieren sich für Deine weiteren Veranstaltungen. Es bietet sich an, die Aufzeichnungen des Online-Events zur Verfügung zu stellen. An die Teilnehmer sendest Du eine Dankesmail, in der auf die Aufzeichnungen und nächste Events verwiesen ist. Deine Aufzeichnungen kannst Du sehr gut für Social Media oder Deinen Newsletter nutzen. Es empfehlen sich vor allem Zitate, Flashback-Videos und Kernaussagen. Als letztes bedanke Dich bei allen referierenden Personen und stelle auch ihnen den Link zu den Aufzeichnungen zur Verfügung.
Dein letztes digitales Event ist schon eine Weile her? Am 9. November 2021 findet der B2B Digital Day statt. Es stehen noch kostenlose Tickets zur Verfügung. Melde Dich gleich an und entdecke neuen Input rund ums Digitale Marketing der B2B-Welt. Dein kostenloses Ticket sowie die Agenda findest Du hier.
Bei einem digitalen Event gibt es zahlreiche Punkte, die zu beachten sind und die entscheidenden Faktoren für den Erfolg darstellen. Besonders hervorzuheben ist die Interaktion und die positiven Emotionen während eines Events. Natürlich geht ohne gute und funktionierende Technik sowie hochwertigen Content nichts, denn sie stellen die Grundlage für Interaktion, emotionales Engagement und letztlich den Erfolg dar. Worauf wartest Du? Mit diesem Wissen wird Dein nächstes digitales Event ein digitaler Erfolg!
Digital Marketing Managerin
Pia war bei eMinded als Digital Marketing Managerin tätig und begeistert sich in erster Linie für den Bereich SEO und Content Marketing. Ob im Büro, Zuhause oder unterwegs gute Musik darf bei ihr nicht fehlen! Zum Ausgleich zur Digitalen Marketing Welt geht sie Bouldern, Schwimmen oder Joggen und lernt beim Reisen durch außergewöhnliche Länder neue Kulturen kennen.
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